Rechnung online schreiben

Fünf Tools zum Fakturieren per Webapp

Mit einem Online-Rechnungsprogramm wird nicht nur die wertvolle Zeit gespart, sondern es entfallen auch zahlreiche Fehlerquellen gegenüber einer manuellen Rechnungsschreibung mit Word oder Excel. Darüber hinaus reicht der Funktionsumfang mancher Online-Rechnungssoftware von der einfachen Rechnungserstellung bis hin zur Zahlungsüberwachung inklusive Mahnwesen und Angebotserstellung.

Welche Software eignet sich für mich, um online Rechnungen zu erstellen? Wir vergleichen fünf Lösungen miteinander und stellen sie einander gegenüber.

Billomat: In der Einstiegsversion verzichtet das Programm auf die Buchhaltungsfunktionen gänzlich. Die günstigere Version kostet 72 Euro pro Jahr und hilft bei der Erstellung von 360 Rechnungen und Angeboten. Für 288 Euro wird ein leistungsstärkeres Paket angeboten, welches das Erstellen von unendlich vielen Rechnungen ermöglicht. Darüber hinaus ist eine Belegerfassung möglich und es ist ein Mahnwesen integriert. Ferner gibt es einen API- und einen Zugang für Steuerberater sowie eine DATEV-Schnittstelle.

Debitoor: Dieses Programm existiert in vier Preisklassen. Das günstigste Paket kostet 48 Euro pro Jahr und ermöglicht die Erstellung von 100 Belegen pro Jahr. Darüber hinaus gibt es einen Zugang für Steuerberater. Das Top-Paket kostet 288 Euro und hierbei können Lieferscheine und Angebote erstellt werden. Außerdem gibt es viele weitere nützliche Funktionen wie automatischer Abgleich von Zahlung und natürlich auch die DATEV-Schnittstelle für Steuerberater.

Easybill: Die Software ist eher an Start-ups gerichtet, die mit weniger als 20 Kunden zusammenarbeiten. In der günstigen BASIC-Version kostet das Programm 94,08 Euro pro Jahr. Damit kann das Programm ausschließlich für die Rechnungserstellung genutzt werden. Wenn mehr Funktionen und ein größerer Funktionsumfang benötigt wird, sollte zu dem Business-Paket für 399 Euro pro Jahr gegriffen werden. Hier gibt es das Mahnwesen, Wiederholungsrechnungen, Zeiterfassung, Buchhaltungsfunktionen und vieles mehr.

Fastbill: Mit dieser Software wird die Einstellung von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen sowie die Erfassung von Arbeitszeiten ermöglicht. Das Programm richtet sich an Klein- und Mittelständler und kostet für Gründer mit einer unbegrenzten Rechnungsausstellung pro Jahr 107,88 Euro. Es gibt auch die Pro-Version für 323,88 Euro pro Jahr. Diese bindet bis zu fünf Bankkonten ein und sorgt für einen gute DATEV-Anbindung. Eine 30-tägige kostenfreie Version zum Testen ist auf der offiziellen Webseite von Fastbill möglich.

Lexoffice: Für 94,80 Euro im Jahr wird eine leistungsstarke Rechnungssoftware geboten. Damit ist es möglich Lieferscheine, Gutschriften, Angebote, Rechnungen und Mahnung zu erstellen. Somit ist die Software für größere Projekte und größere Unternehmen geeignet. Für die Verwaltung von Zahlungseingängen kann allerdings nur ein Bankkonto angebunden werden.

Vergleichstabelle zum einfachen Überblick

Kriterien / Anbieter

Billomat

Debitoor

Easybill

Fastbill

Lexoffice

Erstellung von Angeboten

Ja

Nein

Ja

Ja

Ja

Designgestaltung

Ja

Nein

Eingeschränkt

Ja

Ja

Abgleich der Bankkonten

Nein

Nein

Nein

Ja

Ja

Fremdwährungen möglich

Ja

Ja

Nein

Ja

Nein

Mahnwesen möglich

Nein

Ja

Nein

Ja

Ja

Anzahl der Rechnungen pro Jahr

360

100

Unbegrenzt

Unbegrenzt

Unbegrenzt

Automatisierte Belegerfassung

Nein

Nein

Nein

Nein

Ja

Anzahl Nutzer

1

1

1

1

1

Buchhaltungssoftware

Upgrade

Upgrade

Nein

Upgrade

Upgrade

Preis Einstiegsversion

72 Euro

48 Euro

94,08 Euro

97,08 Euro

94,80 Euro

Preis Upgrade

288 Euro

288 Euro

399 Euro

323,88 Euro

202,80 Euro

Mehrwert Upgrade

Fünf Nutzer, Belege unbegrenzt, Abgleich Zahlungen, Mahnwesen, DATEV-Export, Zugang für Steuerberater

Drei Nutzer, Zugang für Steuerberater, Angebote, Lieferscheine, Design, DATEV-Export, Online-Banking

Mahnwesen, Belege unbegrenzt, Zeiterfassung, E-Commerce 5.000 Positionen pro Monat

Fünf Nutzer, Fünf Bankkonten, DATEV-Export

Offene Posten, Kassenbuch, ELSTER, Anlagen und Afa

Online-Rechnungstools erleichtern die Arbeit und helfen, Fehler zu vermeiden

Zunächst greifen viele Selbstständige und Gründer auf Excel, Word und diverse Onlinetools zurück, um ihre erste Rechnung zu erstellen. Jedoch ist hier die Fehleranfälligkeit höher als bei der Benutzung von spezieller Software. Andererseits ist die Einsteigshürde gering und mit den bekannten Programmen wie Word oder Excel kennt man sich gut aus. In diesem Beitrag gehen wir auf das Thema Rechnungserstellung ein und stellen Ihnen verschiedene Lösungen vor, die bei der Erstellung von Rechnungen gute Arbeit leisten.

Diese Vorteile bringt ein Rechnungsprogramm für den Büroalltag

Es ist egal, ob das Unternehmen groß oder klein ist, denn eine Rechnungssoftware nimmt viel Arbeit weg und damit bleibt deutlich mehr Zeit für anderweitige Büroaufgaben. Fast alle Programme sind einfach aufgebaut und so dauert es nicht lange, bis die erste Rechnung erstellt wurde und verschickt werden kann. Die Bearbeitungsschritte sind standardisiert und Sie müssen lediglich das Firmenlogo einfügen und die Daten ergänzen.

Darüber hinaus gewährleistet ein Rechnungsprogramm, dass häufige Fehler vermieden werden und alle oben genannten Pflichtangaben ordnungsgemäß eingetragen werden. Folglich muss sich der Gründer, Selbstständige oder Kleinunternehmer keine Gedanken mehr darüber machen, ob seine Rechnung allen Vorgaben entsprechend und somit korrekt ausgestellt wurde.

Die streng formalen Angaben, die auf der Rechnung zu beachten sind, gehören nicht zu der einzigen Aufgabe, die eine Rechnungssoftware bewältigen kann. Zum Beispiel lassen sich Rechnungen in einem ansprechenden Look erstellen, der zum Unternehmen passt und somit die Werte des Unternehmens noch einmal unterstreicht. Das sieht auf alle Fälle besser aus als die weit verbreiteten Rechnungsvorlagen, die jeder kostenlos aus dem Internet herunterladen kann. Folglich wird bei den Kunden ein seriöserer Eindruck erweckt.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht sollte ebenfalls nicht in Vergessenheit geraten. Aus diesem Grund sind viele Programme mit einer Archivierungsfunktion ausgestattet, die es ermöglicht, Rechnungen über einen langen Zeitraum aufzubewahren. Darüber hinaus muss eine Rechnungssoftware den Finanzbehörden den EDV-Zugriff gewährleisten, da nur originär digitale Daten für die Besteuerung relevant sind.

Sollten bereits Rechnungen geschrieben sein, ist es wichtig, dass die Rechnungssoftware eine Übersicht der gestellten Rechnungen gibt und offene Posten anzeigt. Ferner gibt es Rechnungsprogramme, die über ein integriertes Mahnwesen verfügen. Damit lassen sich automatisch Mahnungen anzeigen, die an Kunden verschickt werden müssen.

Was sollte bei der Anschaffung eines Rechnungsprogramms beachtet werden?

Es ist wichtig, sich vor der Anschaffung eines Rechnungsprogramms mit folgenden Punkten zu beschäftigen, damit der Prozess von der Rechnungserstellung optimiert wird:

Das Rechnungsprogramm muss an die Unternehmensgröße angepasst sein: Es ist sehr wichtig darauf zu achten, dass das Programm den Kapazitäten des Unternehmens gerecht wird. Fällt die Entscheidung auf ein überdimensioniertes System kann es besonders am Anfang zu Schwierigkeiten und damit zu einem erheblichen Mehraufwand kommen. Gleichfalls sollte ein kleines Programm, welches für ein Kleinunternehmen geeignet ist, nicht für ein großes Unternehmen benutzt werden. Denn möglicherweise ist das Programm aufgrund seiner Usability nicht auf die Eingabe und Verarbeitung vieler Rechnungen ausgelegt.

Das Programm muss zu der Geschäftstätigkeit passen: Das gewählte Rechnungsprogramm sollte unbedingt zu der eigenen Geschäftstätigkeit passen. Hier ist es wichtig, auf den Funktionsumfang der gewählten Software zu achten. Wenn es sich um einen Onlineshop handelt, verschickt dieser mehrere Hundert Einzelrechnungen am Tag. Aus diesem Grund wird ein anderes Rechnungsprogramm benötigt, als beispielsweise für ein Handwerkerunternehmen.

Die Schnittstellen zu Vor- und nachgelagerten Systemen: Sollten große Datenmengen verarbeitet werden, ist eine automatische Anbindung an ein nachgelagertes Buchhaltungssystem empfehlenswert. Hier ist auf die notwendige Schnittstelle zu achten, die das ausgewählte Rechnungssystem bietet.

Die einfache und intuitive Benutzerführung: Das Rechnungsprogramm soll in erster Linie Arbeit abnehmen und Zeit sparen. Daher ist es besonders wichtig, dass das Programm einfach zu bedienen ist und in der Anwendung intuitiv erscheint.

Die Erweiterungsfähigkeit: Das Ziel eines Unternehmens oder eines Selbstständigen ist das Wachstum. Die Anforderungen wachsen mit der steigenden Geschäftstätigkeit und das ist auch normal so. Vor dem Kauf ist dieser Punkt immer zu berücksichtigen.

Der Datenschutz: Es werden Kundendaten mit einem Rechnungsprogramm verarbeitet. Die meisten Softwaretools sind als Online-Versionen verfügbar und daher muss ein großer Wert auf den Datenschutz gelegt werden. Hier sollte lieber zweimal nachgefragt werden, wie der jeweilige Softwareanbieter den Datenschutz gewährleistet.

Backup und Recovery: Die Geschäftsunterlagen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, die unbedingt einzuhalten ist. Im Rahmen einer Datenarchivierung sind die Daten steuerlich relevant und daher sollte das ausgewählte Programm eine Datenarchivierung gewährleisten. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Daten jederzeit wiederhergestellt werden können, falls sie aus Versehen gelöscht werden oder der Computer einen Absturz erleidet.

Das Preis-Leistungs-Verhältnis: Die Angebote von den bekannten Anbietern ähneln sich stark. Bei den Kosten ist es immer auf die Funktionalität des jeweiligen Programms zu achten. Außerdem spielen Upgrades eine wichtige Rolle. Bringt der Anbieter regelmäßig Upgrades, so ist es durchaus sinnvoll, mehr Geld zu investieren als in ein Programm, welches über keinerlei Upgrades verfügt.

Der Kundenservice des Anbieters: Ein schneller und freundlicher Kundenservice hat noch nie geschadet. Schließlich möchten Selbstständige schnell Hilfe bekommen, wenn sie in eine Problemsituation geraten. Hier sollte auf die Hotline, E-Mail-Adresse und einen möglichen Kontakt per Live-Chat geachtet werden.

Schulung und Einarbeitung: Die Schulung ist nicht der wichtigste Punkt, der vor dem Kauf beachtet werden sollte. Allerdings ist es gut zu wissen, dass die Mitarbeiter im eigenen Unternehmen an einer Schulung teilnehmen könnten und somit schneller in die Benutzung des Programms integriert werden.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Kleinunternehmer und Selbstständige müssen beim Schreiben von Rechnungen einige Pflichtangaben beachten, damit das zuständige Finanzamt die Leistungen auch anerkennt. Hier lesen Sie, worauf besonderes Augenmerk gelegt werden sollte, was in eine Rechnung hineingehört und wie eine Rechnung online am besten erstellt wird.

Vom Umsatzsteuergesetz werden Pflichtangaben auf einer Rechnung gefordert. Bei einer Rechnung wird die Berechtigung zum Vorsteuerabzug gefährdet, wenn sie gegen die Formvorschriften von Selbstständigen und Kleinunternehmern verstößt. Die nachfolgenden Punkte gehören unbedingt in die Rechnung hinein, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird:

  • Vollständiger Name und ggf. die Rechtsform des Unternehmens
  • Anschrift des Unternehmens
  • Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen gehört die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und bei umsatzsteuerbefreiten Unternehmen gehört die persönliche Steuernummer in die Rechnung hinein
  • Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
  • Die aktuelle Rechnungsnummer
  • Die Menge der Dienstleistungen oder der Waren, zusammen mit deren Bezeichnung bzw. Namen
  • Zeitraum der Dienstleistung oder Zeitpunkt der Lieferung der Waren
  • Der Umsatzsteuersatz gehört in die Rechnung hinein und falls dieser nicht erhoben wird, dann muss dafür ein Grund auf der Rechnung vermerkt sein (z.B. Kleinunternehmerregelung im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG)

Mit einer Rechnungsvorlage Zeit sparen

Mit einer Rechnungsvorlage können Freiberufler, Kleinunternehmer und Gründer wertvolle Zeit sparen. Bei der Verwendung von einem Rechnungsmuster ist die Rechnung schnell fertig und es bleibt genügend Zeit übrig, um sich auf wichtigere Sachen zu konzentrieren. Dabei hilft die Rechnungsvorlage vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit, da die Arbeit vereinfacht wird und sich die gesamte Konzentration nicht auf die Erstellung einer Rechnung lenkt. Schließlich gibt es zu Beginn viel zu lernen, und jegliche Entlastung, die geringe Kosten aufweist, ist potentiell wertvoll. Im Internet finden Gründer zahlreiche Rechnungsvorlagen, die zum kostenlosen Download angeboten werden.

Rechnungsvorlage herunterladen oder selbst erstellen?

Im Internet gibt es zahlreiche Vorlagen und Muster, die zu einem kostenlosen Download zur Verfügung stehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine Kündigung des aktuellen Telefontarifs, eine Businessplan-Vorlage oder ein Mietvertrag benötigt wird - im Internet finden Sie immer die richtige Vorlage für jede Lebenssituation. Wenn eines Rechnungsvorlage erstellt und angepasst wurde, kann sie beliebig oft verwendet werden. Alle wichtigen Felder sind dann bereits ausgefüllt und nur das Datum, die Menge der Dienstleistungen oder der Waren und die Rechnungsnummer werden mit geringem Zeitaufwand in die Rechnung eingetragen.

Die Rechnungsvorlage kann entweder aus dem Internet kostenfrei heruntergeladen werden oder sie wird auf dem Computer selbst erstellt. Für die Erstellung wird zum Beispiel das Office-Programm Microsoft Word oder Excel verwendet. Die Erstellung einer einzigartigen Rechnung erfordert gewisse Kenntnisse im Umgang mit Word oder Excel und deshalb kommt diese Option nicht für alle Selbstständigen in Frage.

Wie wird eine Rechnungsvorlage selbst erstellt?

Zuallererst wird ein leeres Textdokument benötigt, welches mithilfe von Microsoft Word oder der kostenfreien Alternative OpenOffice geöffnet werden muss. Da es in diesem Artikel um das Erstellen einer Rechnung online geht, gibt es auch Tools wie Microsoft Word Online oder Pages für MacOS Online, die sich ohne eine Installation auf dem Computer ausführen lassen. Nachdem das Onlinetool geöffnet wurde, muss der Rand rechts, links, unten und oben eingestellt werden. Damit wurden die ersten Schritte für das Erstellen einer eigenen Rechnungsvorlage getan. Jetzt geht es mit den Inhalten weiter. Jede Rechnung besteht aus drei Teilen, nämlich Kopfzeile, Hauptteil und Fußzeile. Dementsprechend besteht logischerweise die Rechnungsvorlage aus diesen drei Teilen.

Die Kopfzeile einer Rechnungsvorlage: In die Kopfzeile (oberer Seitenbereich) gehören folgende Angaben: Absender und Adressat, das Rechnungsdatum, Unternehmenslogo, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und das Leistungsdatum. Falls mit einer Kundennummer gearbeitet wird, gehört hier auch die Kundennummer rein.

Der Hauptteil einer Rechnungsvorlage: Der Hauptteil einer Rechnungsvorlage ist sehr wichtig, denn hier gehört die Menge bzw. die Art der erbrachten Leistungen, die Rechnungsnummer, die anfallenden Umsatzsteuer und der Netto-Rechnungsbetrag. Außerdem wird hier bereits darauf hingewiesen, wann die Rechnung zu zahlen ist.

Die Fußzeile einer Rechnungsvorlage: Hier werden die wichtigen Kontaktinformationen eingetragen. Diese sind z. B.: Telefon- und Faxnummer, Webseite, E-Mail-Adresse und die Bankverbindung des Unternehmens.